Hablemos de las listas de tareas con el método GTD. En el artículo anterior te explicaba brevemente cómo funciona este sistema de productividad –creado por David Allen- que aprendí para organizar mis tareas, sacarme los pendientes de la cabeza y ¡hacer que las cosas sucedan! Aquí continúo con una parte muy importante de él: Las listas. Y también por qué utilizar una app es lo más conveniente.
Acerca de las listas de tareas con el Método GTD
Las listas de tareas son una herramienta clave para gestionar tu tiempo. Pueden ser simples y rápidas, o complejas y engorrosas. Una de las premisas del método GTD es que ninguna tarea que puedas realizarla en menos de dos minutos, merece que sea escrita en ninguna lista. Si podés realizar una tarea que te llevaría menos de 120 segundos ¡hacéla ya! A continuación, algunos ejemplos de listas de tareas con el método GTD.
Bandeja de entrada
Es la lista de la fase de “recolección” del método GTD. En esta se escriben todos los pendientes, sin importar el orden o la clasificación (laborales, familiares, académicas…). Lo importante aquí es liberar tu mente de este recordatorio y dejarlo por escrito, en un lugar seguro, y puedas seguir con tu vida sin abrumarte de pendientes.
Lista de Proyectos
Cuando una tarea es muy compleja, o lleva varias acciones para terminarse, se convierte en un proyecto. Esto es dividir una tarea grande en varias pequeñas. Cuando hablamos de proyectos usualmente nos imaginamos algo grande y complejo, pero también existen proyectos simples. Por ejemplo: Si necesito renovar los cartuchos de mi impresora debo, 1) llamar a preguntar al proveedor si lo tiene, 2) solicitar que me lo envíen a domicilio, 3) recibir y pagar, 4) colocar.
Con esto, puede pasar que durante el día no llegues a terminar un proyecto entero, pero sí al menos algunas de las tareas que lo componen.
Próximas acciones
Aquellas tareas que no pertenecen a un proyecto (como dije antes, proyecto es un conjunto de varias tareas reunidas para un fin en común), van dentro de esta lista. Aquí van también aquellas acciones que no tienen fecha límite. Lo que sí debés definir es a qué contexto pertenecen las tareas de esta lista. Por ejemplo: Si deben realizarse en el trabajo, en casa, en la calle, etc. De tal modo que, cuando te encuentres en alguno de estos lugares, puedas ver rápidamente los pendientes que tenés para realizarlos ahí.
Lista de espera
Aquí van las tareas que dependen de la acción de otras personas. Por ejemplo, cuando delegamos una tarea (o parte de ella) nos queda aguardar su realización, por lo tanto hacerle un seguimiento. Por ejemplo, si le pedí a otra persona de mi equipo que averigüe costos de cierto artículo y esta persona quedó en responderme dentro de la semana, deberé anotar en esta lista mi tarea pendiente de solicitarle el presupuesto que me prometió.
Calendario
Esta es quizás alguna de las costumbres más fuertes a romper cuando adoptamos el método GTD. Acostumbramos a usar una agenda (de esas que tienen una fecha en cada hoja) o un calendario, para fijar las tareas que vamos a realizar en días determinados. Pero lo cierto es que surgen constantemente cambios de prioridades y puede pasar que, aquello que planificamos hacer el jueves, ya no lo haremos porque decidimos priorizar otras tareas.
Por eso, dentro del calendario deben anotarse exclusivamente las citas: Aquellas actividades que involucran a otras personas, con quienes nos comprometimos en hora y lugar (citas médicas, reuniones laborales o sociales, etc.) En mi caso, utilizo la app Calendar de iOS (también es genial el calendario de Google, disponible para Android), donde anoto las citas y programo una alarma con sonido, que me avisa 2 horas antes y también 15 minutos antes del evento para ir preparándome.
Lista de referencia
Todo el tiempo estamos consumiendo información valiosa (en artículos en internet, videos, libros, folletos o e-mails que recibimos) y mucha de esta información no necesitamos precisamente para ejecutar tareas pendientes, pero sí queremos guardarlas como referencias, porque pueden servirnos en un futuro. Esta es la lista para todas esas cosas.
Algún día
Esta es la lista para aquellas actividades -todos tenemos varias- que aún no estamos seguros de hacerlas pronto, pero querríamos o deberíamos. Por ejemplo: Saltar de un paracaídas, conocer un nuevo restaurante o cambiar el auto. Esto sirve muchísimo para cuando encontramos un tiempo ocioso o los recursos necesarios, e irónicamente no se nos ocurre nada para hacer o resolver.
Para implementar el método GTD podés hacerlo con libretas, hojas, carpetas y cajas organizadoras, también con el block de notas de tu celular. Pero lo bueno es que hoy en día existen apps muy buenas para celulares y computadoras, totalmente basadas en el método. La que yo utilizo (y recomiendo) se llama Things, de Culture Code, para Mac y iOS.
¿Por qué una app?
Las agendas de papel y otro tipo de organizadores físicos, quedaron totalmente obsoletos en estos tiempos. Son demasiadas las ventajas que ofrecen sus versiones digitales como para seguir utilizándolas. La rapidez con la que se detectan las tareas relacionadas, las etiquetas, las alarmas, hacen que todo esto sea aún más productivo.
Una última recomendación
Todas estas listas sólo van a poder cumplir su cometido si las revisás constantemente. Lo que sucede muchas veces es que, de tan solo pensar en ellas, o mirarlas desde lejos, una se abruma con su inmensidad. Pero nada mejor que enfrentar esos miedos y tomar cartas en el asunto. Muchas veces pasa que algunas tareas ahí anotadas ya no son necesarias de realizar u otras ya las realizaste y no las tildaste. ¡Animáte!