Te guste o no, tu futuro siempre es planificado. La diferencia está en que esta planificación podés dejársela al destino, a otras personas o a vos misma. Si elegiste lo último, seguí leyendo que te doy unos consejos para planificar tu día a día así y mejorar tu productividad.
1. Tener una sola agenda para todo
En un cuaderno, una agenda o una app, debe estar indicado cada día lo que debés hacer para cumplir tus metas de vida. Pero es importante que todo esté en un único lugar.
Las tareas del trabajo, tus actividades personales, eventos familiares, compromisos académicos, todo forma parte de tu vida, que es una sola y como todos los demás, contás con sólo 24 horas por día para llevarlas a cabo. Así que eso de tener una agenda para el trabajo, otra para la casa sólo te puede ocasionar confusiones, como confirmar una reunión laboral en el horario que tenés cita para el médico o es el festival de tu hijo en el cole.
2. Marcar las actividades principales del día
Entre todo lo que tenés agendado para el año, el mes o la semana, lo que realmente importa y hace la diferencia es lo que hacés cada día. Así que aquí es donde tenés que prestar mayor atención. Cumplir tus objetivos diarios es lo único que te va a llevar realizar todo lo trazado para el año entero.
Para eso, cada día debés marcar cuál o cuáles son las tareas más importantes a terminar ese día. Es importante que en esto seas realista y marques objetivos que sí podés cumplir para evitar frustraciones y avanzar. Para eso debés conocer tus tiempos y aprender a desglosar las tareas.
3. Conocer tus tiempos reales
Es probable que conozcas de memoria cuánto tiempo tardás en darte una ducha, o cuántos minutos te lleva ir de tu casa al trabajo. Pero también es importante que vayas conociendo cuánto te lleva otro tipo de tareas que no acostumbrás medir.
Por ejemplo: ¿Cuántos minutos tardás entre decir «Ok, ya salgo» hasta que realmente estás en el auto saliendo? Todas sabemos que en ese lapso de decir: «Ok, ya salgo» está el buscar la cartera, agarrar el celular, ir a hacer pis, ya que estás en el baño te podés retocar el maquillaje, peinar un poco y lavarte los dientes.
Si tenés hijos (y dependiendo de la edad y la cantidad) esto es aún mayor, porque además de a vos misma, vas preparándolos también a ellos. Un «ponéte los zapatos, peináte un poco, cambiáte esa remera sucia» puede significar otros valiosos minutos más. Por eso, en lugar de sorprenderte cada vez en cómo se te acaba el tiempo con estos rodeos, es mejor que conozcas cuántos minutos representan y así vas organizándote mejor.
4. Dividir tareas grandes en varias pequeñas
Siempre es mejor tener varias tareas pequeñas en lugar de una sola muy grande. Además de ser importante para llegar a tus metas de una manera más organizada, es mucho más placentero ir marcando cada día con un check a medida que vas realizándolas.
Por ejemplo: Si mi tarea es redactar una entrada para mi blog, puedo dividirla de la siguiente manera: 1) Elegir tema, 2) Redactar un borrador con los puntos principales, 3) Corregir y pulir el texto, 4) Hacer fotografías para ilustrar la nota, 5) Publicar y difundir en redes sociales. De esta manera, puedo estar casi una semana trabajando en un texto, pero cada día habré culminado una tarea, dedicándole sólo unos minutos por día.
5. Ante la duda, utilizar la guía para priorizar tareas
Cuando estés atascada y no sepas por dónde empezar, podés hacerte la siguiente pregunta: ¿Es importante o Urgente?
Cuando la tarea es importante y además urgente, hay que actuar. Sin embargo, cuando es importante pero no urgente, la respuesta es planificar. Cuando la tarea no es importante, ni tampoco urgente, se debe delegar. Y sólo cuando la tarea no es realmente importante ni urgente, la podés posponer.
